Tabelle Aufbewahrungsfristen
Fristen nach Handels- und Steuerrecht
Die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten und -fristen ergeben sich aus § 257 HGB und § 147 AO. Es wird zwischen Fristen von sechs und zehn Jahren unterschieden.
Einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren unterliegen: Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Belege für Buchungen in den vom Kaufmann zu führenden Büchern. Sechs Jahre sind empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Eine besondere steuerrechtliche Vorschrift ist die Aufbewahrungspflicht nach dem Umsatzsteuergesetz, wonach Rechnungen, die im Zusammenhang mit Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Haus, einer Wohnung oder einem unbebauten Grundstück oder im Zusammenhang mit diesen Immobilien ausgestellt werden, zwei Jahre aufbewahrt werden müssen (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG); Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes haben ein Doppel ihrer Rechnung zehn Jahre aufzubewahren.
Nachfolgend werden Beispiele zu Belegen alphabetisch aufgelistet, die ab dem 1. 1. eines jeden Jahres vernichtet werden können:
| Beleg | Aufbewahrungsfrist | |
|---|---|---|
| A | ||
| Abhängigkeitsberichte | 10 Jahre | |
| Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| Abschlagszahlungen | 10 Jahre | |
| Abschlussbuchungsbelege | 10 Jahre | |
| Abschlusskonten | 10 Jahre | |
| Abschlussrechnungen | 10 Jahre | |
| Abschreibungsunterlagen | 10 Jahre | |
| Aktenvermerke (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse | 6 Jahre | |
| Änderungsnachweise der EDV-Buchführung | 10 Jahre | |
| Angebote, die zum Auftrag geführt haben | 6 Jahre | |
| Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) | 10 Jahre | |
| Anlageninventare | 10 Jahre | |
| Anlagenverzeichnis | 10 Jahre | |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen | 6 Jahre | |
| Anwesenheitslisten, soweit für die Lohnbuchhaltung erf. | 10 Jahre | |
| Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung | 10 Jahre | |
| Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentationen | 10 Jahre | |
| Ausfuhrunterlagen | 6 Jahre | |
| Ausgangsrechnungen | 10 Jahre | |
| Außendienstabrechnungen | 10 Jahre | |
| B | ||
| Bankbelege | 10 Jahre | |
| Bankbürgschaften | 6 Jahre | |
| Bareinkaufs- und -verkaufsunterlagen | 10 Jahre | |
| Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| Belege, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) | 10 Jahre | |
| Bestandsermittlungen (Inventurunterlagen) | 10 Jahre | |
| Bestandsverzeichnisse | 10 Jahre | |
| Bestell- und Auftragsunterlagen | 6 Jahre | |
| Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen | 10 Jahre | |
| Betriebskostenrechnungen | 10 Jahre | |
| Betriebsprüfungsberichte | 6 Jahre | |
| Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| Bewirtungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| Bilanzbücher | 10 Jahre | |
| Bilanzen (Jahresbilanzen) | 10 Jahre | |
| Bilanzkonten | 10 Jahre | |
| Bilanzunterlagen | 10 Jahre | |
| Bons | 10 Jahre | |
| Bruttolohnlisten | 6 Jahre | |
| Buchungsanweisungen | 10 Jahre | |
| Buchungsbelege | 10 Jahre | |
| C | ||
| Code-Pläne zum Verständnis der Buchführung | 10 Jahre | |
| cpd-Konten | 10 Jahre | |
| D | ||
| Datenträger von Buchungsbelegen | 10 Jahre | |
| Datenträger von Handelsbriefen | 6 Jahre | |
| Darlehenskonten | 10 Jahre | |
| Darlehensunterlagen nach Ablauf des Vertrags | 6 Jahre | |
| Darlehensverträge nach Ablauf des Vertrags | 6 Jahre | |
| Datensicherungsregeln | 10 Jahre | |
| Dauerauftragsunterlagen | 10 Jahre | |
| Debitorenkonten | 10 Jahre | |
| Debitorenliste, soweit Bilanzunterlagen | 10 Jahre | |
| Depotauszüge | 10 Jahre | |
| Depotbücher | 10 Jahre | |
| Devisenunterlagen | 6 Jahre | |
| Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV | 10 Jahre | |
| Doppelbesteuerungsunterlagen | 6 Jahre | |
| E | ||
| Effektenbuch | 10 Jahre | |
| Eichaufnahmen | 6 Jahre | |
| Einfuhrunterlagen | 6 Jahre | |
| Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführungen | 10 Jahre | |
| Eingangsrechnungen | 10 Jahre | |
| Einheitswertunterlagen | 10 Jahre | |
| Einkaufsbücher | 10 Jahre | |
| Einnahmeüberschussrechnungen | 10 Jahre | |
| Einzahlungsbelege | 10 Jahre | |
| Eröffnungsbilanzen | 10 Jahre | |
| Exportunterlagen | 6 Jahre | |
| F | ||
| Fahrtkostenerstattungen | 10 Jahre | |
| Fernschreiben (Handelsbriefe) | 6 Jahre | |
| Feuerversicherungsunterlagen | 6 Jahre | |
| Finanzberichte | 6 Jahre | |
| Frachtbriefe | 6 Jahre | |
| Freistellungsaufträge für Kapitalerträge | 6 Jahre | |
| Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) | 10 Jahre | |
| G | ||
| Gehaltsabrechnungen (soweit Bilanzunterlagen/Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| Gehaltslisten | 10 Jahre | |
| Gehaltsquittungen | 10 Jahre | |
| Geschäftsberichte | 10 Jahre | |
| Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) | 6 Jahre | |
| Geschenknachweise | 6 Jahre | |
| Gesellschaftsverträge | 10 Jahre | |
| Gewährleistungsverpflichtungen | 6 Jahre | |
| Gewerbesteuerunterlagen | 6 Jahre | |
| Gewinn- und Verlustrechnungen (Jahresrechnung) | 10 Jahre | |
| Gewinnfeststellungen | 6 Jahre | |
| Grundbuchauszüge | 10 Jahre | |
| Grundbücher | 10 Jahre | |
| Grundstücksverzeichnisse (soweit Inventar) | 10 Jahre | |
| Gutschriften | 10 Jahre | |
| H | ||
| Handelsbilanzen | 10 Jahre | |
| Handelsbriefe | 6 Jahre | |
| Handelsbücher | 10 Jahre | |
| Handelsregisterauszüge | 6 Jahre | |
| Hypothekenbriefe nach Einlösung | 6 Jahre | |
| I | ||
| Importunterlagen (Einfuhrunterlagen) | 6 Jahre | |
| Inkassobücher | 10 Jahre | |
| Inkassoquittungen | 10 Jahre | |
| Inventare als Bilanzunterlagen | 10 Jahre | |
| Investitionsabrechnungen | 6 Jahre | |
| Investitionszulageunterlagen | 6 Jahre | |
| J | ||
| Jahresabschlüsse | 10 Jahre | |
| Jahresabschlusserläuterungen | 10 Jahre | |
| Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften | 6 Jahre | |
| Jubilarfeierunterlagen | 10 Jahre | |
| Jubiläumsunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| K | ||
| Kalkulationsunterlagen | 6 Jahre | |
| Kapitalertragsteuerunterlagen | 6 Jahre | |
| Kassenberichte | 10 Jahre | |
| Kassenbücher, -blätter | 10 Jahre | |
| Kassenzettel | 6 Jahre | |
| Kaufverträge | 6 Jahre | |
| Kilometergeldabrechnungen | 10 Jahre | |
| Kontenpläne | 10 Jahre | |
| Kontenübersichten (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| Kontenpläne und Kontenplanänderungen | 10 Jahre | |
| Kontoauszüge | 10 Jahre | |
| Kontokorrentbücher | 10 Jahre | |
| Kreditorenkonten | 10 Jahre | |
| Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| Kreditunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) | 6 Jahre | |
| Kurzarbeitergeldanträge | 6 Jahre | |
| Kurzarbeitergeldlisten | 6 Jahre | |
| L | ||
| Ladescheine | 10 Jahre | |
| Lageberichte | 10 Jahre | |
| Lastschriftanzeigen | 10 Jahre | |
| Leasingunterlagen | 6 Jahre | |
| Leasingverträge (nach Vertragsende) | 6 Jahre | |
| Leergutabrechnungen | 10 Jahre | |
| Lieferscheine (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) | 10 Jahre | |
| Lizenzunterlagen | 6 Jahre | |
| Lohnbelege | 10 Jahre | |
| Lohnlisten | 10 Jahre | |
| Lohnsteuerpauschalierung | 6 Jahre | |
| Lohnsteuerunterlagen | 10 Jahre | |
| Lohnvorschusskonten | 10 Jahre | |
| Luftfrachtbriefe | 6 Jahre | |
| M | ||
| Mahnbescheide | 6 Jahre | |
| Mahnungen | 6 Jahre | |
| Maklerschlussnoten | 6 Jahre | |
| Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) | 6 Jahre | |
| Mutterschaftsgeldunterlagen | 10 Jahre | |
| N | ||
| Nachnahmebelege | 10 Jahre | |
| Nebenbücher | 10 Jahre | |
| Nettolohnlisten | 10 Jahre | |
| Nutzflächenermittlungen (soweit steuerlich relevant) | 10 Jahre | |
| O | ||
| Orderpapiere | 6 Jahre | |
| P | ||
| Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) | 6 Jahre | |
| Pensionskassenunterlagen | 10 Jahre | |
| Pensionsrückstellungsunterlagen | 10 Jahre | |
| Pensionszahlungen | 10 Jahre | |
| Portokassenbücher | ||
| Postbankauszüge | 10 Jahre | |
| Postgebühren | 10 Jahre | |
| Postscheckbelege | 10 Jahre | |
| Preislisten | 6 Jahre | |
| Privatentnahmebelege | 10 Jahre | |
| Proteste (Scheck/Wechsel) | 6 Jahre | |
| Provisionsabrechnungen | 10 Jahre | |
| Provisionsgutschriften | 10 Jahre | |
| Prozessakten nach Abschluss des Prozesses | 10 Jahre | |
| Prüfungsberichte (Abschlussprüfer) | 10 Jahre | |
| Q | ||
| Quittungen (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| R | ||
| Rabattangelegenheiten | 10 Jahre | |
| Rechnungen bei Offene-Posten-Buchhaltung | 10 Jahre | |
| Rechnungen, sonstige (s. hierzu Eingangsbemerkungen zum UStG) | 10 Jahre | |
| Rechnungen Unternehmer | 10 Jahre | |
| Reisekostenabrechnungen | 10 Jahre | |
| Repräsentationsaufwendungen | 10 Jahre | |
| Rückstellungsunterlagen | 10 Jahre | |
| S | ||
| Sachanlagenvermögenskarteien | 10 Jahre | |
| Sachkonten | 10 Jahre | |
| Saldenbestätigungen | 6 Jahre | |
| Saldenbilanzen | 10 Jahre | |
| Schadensmeldungen | 6 Jahre | |
| Schadensunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| Scheck- und Wechselunterlagen | 6 Jahre | |
| Scheckbestandsaufnahmen | 10 Jahre | |
| Schriftwechsel | 6 Jahre | |
| Schuldscheine | 6 Jahre | |
| Schuldtitel | 10 Jahre | |
| Sicherungsübereignungen | 6 Jahre | |
| Skontounterlagen | 10 Jahre | |
| Sondergutschriften | 10 Jahre | |
| Sozialleistungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| Sozialversicherungsbeitragskonten | 6 Jahre | |
| Sparbücher | 6 Jahre | |
| Spendenbescheinigungen | 10 Jahre | |
| Steuerabzugsnachweise | 6 Jahre | |
| Steuererklärungen/-bescheide | 10 Jahre | |
| Steuerrückstellungsberechnungen | 10 Jahre | |
| Stornobelege | 10 Jahre | |
| Stundenlohnzettel (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| Stundungsbelege | 6 Jahre | |
| T | ||
| Tagebücher der Handelsmakler | 10 Jahre | |
| Teilzahlungsbelege | 10 Jahre | |
| Telefonkostennachweise | 10 Jahre | |
| Transportschadenunterlagen | 6 Jahre | |
| Transportversicherungsanmeldungen | 6 Jahre | |
| Transportversicherungsaufträge | 6 Jahre | |
| U | ||
| Übernahmebescheinigungen (Spediteur) | 6 Jahre | |
| Überstundenlisten | 6 Jahre | |
| Überweisungsbelege | 10 Jahre | |
| Umbuchungsbelege | 10 Jahre | |
| Umsatzsteuervergütungen | 6 Jahre | |
| Unfallversicherungsunterlagen | 6 Jahre | |
| Unterlagen (von Bedeutung für Besteuerung) | 6 Jahre | |
| Urlaubslisten für Rückstellungen | 10 Jahre | |
| V | ||
| Valuta-Belege | 10 Jahre | |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 Jahre | |
| Verkaufsbelege | 10 Jahre | |
| Verkaufsbücher, -journale | 10 Jahre | |
| Vermögensverzeichnis | 10 Jahre | |
| Verpfändungsunterlagen | 10 Jahre | |
| Verrechnungskonten | 10 Jahre | |
| Verrechnungspreisunterlagen | 10 Jahre | |
| Versandanmeldungen | 6 Jahre | |
| Versand- und Frachtunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| Versicherungspolicen | 6 Jahre | |
| Versorgungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| Versteigerungsunterlagen | 6 Jahre | |
| Verträge | 6 Jahre | |
| Verträge (soweit handels-/steuerrechtlich von Bedeutung) | 10 Jahre | |
| Vertreterunterlagen | 6 Jahre | |
| Verzugszinsbelastungen | 6 Jahre | |
| Vollmachten (Urkunden) | 6 Jahre | |
| Vollständigkeitserklärungen | 10 Jahre | |
| Vorauszahlungsbelege | 10 Jahre | |
| Vorschusslisten (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| VWL-Unterlagen | 10 Jahre | |
| W | ||
| Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) | 10 Jahre | |
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 10 Jahre | |
| Warenverkehrsbescheinigungen | 6 Jahre | |
| Wechsel (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| Wechselobligolisten als Bilanzunterlagen | 10 Jahre | |
| Weihnachtsgratifikation (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| Werbekosten, Belege über | 10 Jahre | |
| Werkzeugkosten, Belege über | 10 Jahre | |
| Werkzeugregister als Inventar | 10 Jahre | |
| Wertberichtigungen (Inventurunterlage) | 10 Jahre | |
| Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen | 10 Jahre | |
| Wertpapierkurse als Buchungsbelege | 10 Jahre | |
| Z | ||
| Zahlungsanweisungen (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahre | |
| Zahlungsträger | 10 Jahre | |
| Zinsabrechnungen | 10 Jahre | |
| Zinsberechnungsunterlagen | 6 Jahre | |
| Zinsstaffeln | 6 Jahre | |
| Zollbelege | 10 Jahre | |
| Zugangsjournale | 6 Jahre | |
