Kassenbuch

Die Anwendung Calc-Kassenbuch ist eine eigene Entwicklung

des

Steuerberatungsbüros „Riedinger u. Partner GdbR
Vereidigte Buchprüfer * Steuerberater in Wiesloch/Baden

ausschließlich für Mandanten des Steuerbüros und ist im Handel nicht erhältlich!

Die Anwendung wurde auf der Basis der Büro-Software von OpenOffice.org entwickelt unter Verwendung der darin enthaltenen Tabellenkalkulation „Calc“ und der Makrosprache von OpenOffice.

Die Unterstützung von Microsoft Produkten - wie Excel oder VBA - ist bewusst nicht vorgesehen und wird auch künftig nicht unterstützt.

Die Kalkulationstabelle „Calc-Kassenbuch“ dient der Erfassung von Kassenbuchdaten in elektronischer Form im Mandantenbetrieb.
Die Datei enthält eine Kassenblattvorlage, die die Basis für die periodischen Kassenblätter bildet.

Nach dem Start des Kassenbuches werden Sie darauf hingewiesen, dass das Tabellenblatt Makros enthält.



Sie sollten die Makros unbedingt aktivieren. Damit ist die ordnungsgemäße Ausführung der Funktionen des Kassenblattes gewährleistet.

In der Vorlage werden zunächst die relevanten und mandantenspezifischen Daten, wie

• Mandantenname
• Mandantennummer
• Kontonummer, z. B in Anlehnung an den DATEV-Kontenrahmen (SKR03): „1000“, 1010“ o.ä.
• Titel - Bezeichnung der Kasse, z. B. „Kasse“, „Hauptkasse“, „Portokasse“ u. ä.

vorerfasst.

Für jeden gesonderten Kassenbereich (Hauptkasse, Portokasse usw.) soll jeweils eine eigene Datei angelegt werden, damit der Zusammenhang innerhalb der einzelnen Kassenblätter nicht unterbrochen wird.

Durch das Anklicken des Buttons „Neues Kassenblatt… „ auf dem letzten bearbeiten Blatt wird jeweils ein neues Kassenblatt erstellt.
Die allgemeinen Mandantendaten werden in das neue Kassenblatt übernommen.
Durch einen Eingabedialog wir der Name des neuen Kassenblattes abgefragt. Dieser wird in das Tabellenfeld „Monat“ übernommen und gleichzeitig als Name des Kassenblattes vorbelegt.
Sinnvoll ist hier die Bezeichnung „Monat Jahr“ vorzugeben.
Beispiel: „Februar 2008“.



Wenn die Zeilen eines Kassenblattes nicht ausreichen, muss ein neues Kassenblatt angelegt werden, z. B. „Februar 2008 2“ bzw „August 2008_1“.
Es wird nicht empfohlen, den Tabellenbereich durch Einfügen neuer Zeilen zu verlängern.
Bei der Bezeichnung der Kassenblätter ist darauf zu achten, dass Sonderzeichen nicht erlaubt sind, da OpenOffice.org deren Verwendung zur Bezeichnung der Tabellennamen nicht unterstützt:
Zulässige Zeichen umfassen Buchstaben, Zahlen, Leerzeichen und den Unterstrich.

Die Erfassung der Einnahmen und Ausgaben erfolgt im Kassenblatt in der Reihenfolge:

Einnahme - Ausgabe - Belegnummer - Datum - USt-Satz – Buchungstext



Diese Reihenfolge darf unter keinen Umständen verändert werden!
Die restlichen Felder „BU“ und „Gegenkonto“ werden im Steuerbüro durch den zuständigen Sachbearbeiter vervollständigt!
Keinesfalls dürfen in einer Buchungszeile sowohl Ausgaben als auch Einnahmen gleichzeitig erfasst werden; hierzu sind bei Bedarf 2 Buchungszeilen zu verwenden.

Nachdem die Daten für den relevanten Zeitraum erfasst sind, wird das Kassenblatt als Kassenprotokoll ausgedruckt und zusammen mit einer Kopie der Calc-Datei, die die Kasssenblätter enthält, an das Steuerbüro Riedinger u. Partner GdbR per eMail oder USB-Stick zur Auswertung überlassen.
Es ist unbedingt darauf zu achten, dass bereits erfasste Daten abgelaufener Perioden im nachhinein nicht mehr geändert werden dürfen, da diese Änderungen nicht automatisch in bereits auf Folgeperioden vorgetragene Kassenbestände übernommen werden!

Die Sachbearbeitung im Steuerbüro übernimmt die vom Mandanten bereitgestellte Datei mit den Kassenbuchdaten sowie das Buchungsprotokoll.

Vom Calc-Dokument wird sofort eine Arbeitskopie erstellt, mit der ausschließlich weitergearbeitet wird.
Die Orginaldatei dient als Sicherungskopie.
Das zum digitalen Kassenbuch zugehörige Buchungsprotokoll wird als Kassenblatt in der FIBU-Akte des Mandanten abgeleg und nach erfolgter Verarbeitung im DATEV-Programm Kanzleirechnungswesen mit dem Namenszeichen des Bearbeiters und dem Buchungsdatum gekennzeichnet.
Es ist das eigentliche Kassenblatt des Mandanten, das den entsprechenden Regeln zur Aufbewahrungspflicht von Buchhaltungsdaten unterliegt!
Das digitale Kassenblatt wird vom Sachbearbeiter in den Spalten BU und Gegenkonto ausgefüllt, d. h. die Kassenblattbuchungen werden „kontiert“, und damit die Buchungssätze vervollständigt.

Der Schlüssel BU reduziert sich beim Kontieren lediglich auf den U-(Umsatzsteuer)-Schlüssel.
Dieser Schlüssel entspricht den DATEV-Umsatz- und -Vorsteuerschlüsseln.
Es ist darauf zu achten, dass Originaleinträge der Mandanten in anderen Datenfeldern, wie z. B. „Einnahmen“, „Datum“ oder gar „Text“ nicht verändert werden dürfen, weil ansonsten die erfassten Buchungsdaten vom Kassenblatt (dem Buchungsprotokoll des Mandanten) in unzulässiger Weise abweichen!

Sollten offenkundige Fehler des Mandanten zwingend berichtigt werden, so ist die vorzunehmende Änderung mit dem Mandanten abzustimmen, damit in dem bei ihm befindlichen digitalen Kassenbuch die Korrektur des Kassenbucheintrages und der evtl. notwendig werdenden Anpassung des Kassenbestandes erfolgen kann.

Nach dem das Kassenblatt durchkontiert ist, wird der Datenbereich, beginnend in der ersten Spalte/Zeile und endend bei der letzeten Spalte/Zeile markiert. Es ist darauf zu achten, dass lediglich die Datensätze und nicht die Spaltenbeschriftung oder gar Leerzeilen bzw. -spalten markiert werden. Danach wird das Konvertierprogramm aufgerufen.
Als erstes wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem die relevanten Vorlaufdaten wie folgt vervollständigt werden.
DFV-Kennzeichen

Namenskürzel des Sachbeabeiters (2 Zeichen) Berater-Nummer wird vorgegeben „2698“, kann aber bei Bedarf geändert werden Mandanten-Nummer

wird aus den Eingaben im Kassenblatt übernommen Abrechnungs-Nummer im Format nnnnJJ, „n“ kennzeichnet ein fortlaufende Nummer und „JJ“ das Buchungsjahr, z.B. „108“ - Abrechnungsnummer „1“ für Buchungsjahr 2008. Datum von:

Beginn der Abrechnungsperiode, z. B. „01.01.2008“ Datum bis:

Ende der Abrechnungsperiode, z. B. „31.01.2008“ PN Seite optional – kann auch weggelassen werden

Die weitere Verarbeitung wird duch Anklicken des Buttons „OK“ gestartet.
Zuvor sollten jedoch die Daten überprüft werden. Durch Anklicken des Buttons „Abbruch“ können alle weiteren Verarbeitungsschritte gestoppt werden. Das bietet sich insbesondere an, wenn festgestellt wird, dass die erfassten Daten unvollständig sind oder aber der Datenbereich nicht richtig markiert ist.

Das Konvertierprogramm erstellt aus den erfassten Kassenbucheinträgen eine Primanota als Tabellenblatt in der selben Datei. Die Primanota dient lediglich Testzwecken.

Gleichzeitig werden die Buchungssätze in die Datei „BUCHUNG.TXT“ im delimited ASCII-Fomat (Semikolon-getrennt) exportiert und anschließend durch automatischen Aufruf des Programmes „DAMO32.EXE“ anhand der in den INI-Einträge vorgegebenen Parameter in DATEV-Postversanddaten konvertiet.
Diese liegen in den Dateien „EV01“ und den „ED000X“ zur Übernahme im DATEV-Programm Kanzeirechnungswesen vor.

Nach Abschluss der Datenkonvertierung erfolgt ein entsprechender Hinweis, dass die Datenkonvertierung erfolgreich beendet ist, danach wird die vom Konvertierprogramm erstellte Protokolldatei „Damo32.prt“ angezeigt und ist unbedingt auszudrucken und als sog. Verarbeitungsprotokoll in der FIBU-Akte des Mandanten abzulegen.
Dieses Verarbeitungsprotokoll zeigt alle Aktivitäten und wichtige Datenparamter an. Sollten dabei jedoch auch Fehlermeldungen angezeigt werden, ist die weitere Bearbeitung erst dann fortzusetzen, wenn die Art der Fehlermeldung kontrolliert worden und sichergestellt ist, dass die Daten richtig in die Folgeverarbeitung übernommen werden.

Zur weiteren Verarbeitung der konvertierten Daten werden die Postversanddaten als sogenannte Buchungsstapel in das Programm Kanzleirechnungswesen importiert.

Durch „Buchen | Buchungsstapel importieren“ wird der Programmdialog aufgerufen. Zunächst sollte mit dem Dialog in das Verzeichnis, im dem die Postversanddaten abgelegt worden sind, navigiert werden.
Sobald die Ordnungsbegriffe des zur Bearbeitung geöffneten Mandanten, wie Beraternummer, Mandantennummer und Buchungsjahr mit denen in den Buchungsstapel übereinstimmen, zeigt der Auswahldialog die vorhandenen Buchungsstapel an, die dann zur weiteren Bearbeitung in einen der bereits bestehende Buchungsvoläufe oder einen neuen Vorlauf eingelesen werden können.
Ein Hinweis zeigt die erfolgreiche Übernahme in den Datenbestand des Mandanten an. Die Buchungsdaten können bei Bedarf weiter bearbeitet, ausgewertet und an das DATEV-Rechenzentrum übertragen werden

© 2008 Dipl.-Kfm. Gerhard Riedinger

Gerhard Riedinger 2008/08/08 17:20